Dynamic Case Management

Complexe taken beheersbaar maken

Bij Dynamic Case Management (DCM) draait het om één kernvraag: hoe ondersteun je een kenniswerker bij taken die een gedefinieerd proces volgen, maar waarbij elke zaak uniek is en afhankelijk van wisselende omstandigheden?

Conventionele software dwingt medewerkers in rigide workflows. DCM doet het omgekeerde: het structureert het proces, automatiseert waar mogelijk, en geeft de kenniswerker de ruimte om op basis van de situatie de juiste beslissing te nemen. Alle benodigde informatie, uit interne systemen, basisregistraties en externe bronnen, is op één plek beschikbaar.

DCM is bijzonder geschikt voor de publieke sector, waar de Zaaktypecatalogus de processen in hoofdlijnen definieert maar de uitvoering per zaak verschilt. Het vormt de basis van ProcessPro en wordt ingezet door gemeenten, waterschappen, omgevingsdiensten en veiligheidsregio's voor taken als vergunningverlening, toezicht en handhaving, en inspectie.

two-people-post-its

Workflows zijn ongestructureerd of onvoorspelbaar en verschillen per zaak
Medewerkers moeten data uit meerdere bronnen raadplegen om een beslissing te nemen
Samenwerking en informatie-uitwisseling met collega's of ketenpartners is essentieel

Historische data en eerdere besluiten zijn relevant voor de huidige zaak
Overzicht over de status van alle lopende zaken ontbreekt of is versnipperd
Compliance, traceerbaarheid en naleving van wet- en regelgeving zijn kritisch

De zaak registreren en kwalificeren Alle relevante informatie wordt verzameld en vastgelegd zodat de zaak direct correct gekwalificeerd kan worden.

Informatie uit meerdere bronnen Verschillende gegevensbronnen gecombineerd in één overzicht, zonder te wisselen van systeem.

Samenwerken en informatie uitwisselen Collega's en ketenpartners werken samen aan dezelfde zaak, met volledige zichtbaarheid over elkaars acties en communicatie.

Historische data raadplegen Eerdere besluiten, contactmomenten en afspraken zijn direct inzichtelijk om de huidige situatie beter te kunnen beoordelen.

Overzicht houden en deadlines halen Realtime inzicht in de status van alle lopende zaken, met logboeken en audit trails voor volledige traceerbaarheid.

Compliance bewaken Activiteiten worden uitgevoerd conform wet- en regelgeving, met geautomatiseerde controles op voorschriften en richtlijnen.

Onze aanpak in drie stappen

Ongeacht of je processen al vastliggen of nog moeten worden gedefinieerd, CenterOne helpt jouw organisatie werkprocessen te bepalen, te automatiseren en te optimaliseren. Dat doen we in drie stappen:

Procesexploratie

Via Engage Modelling visualiseren we samen je huidige werkprocessen. Teams participeren actief in het modelleren, analyseren en verbeteren van hun eigen processen. Het resultaat is een gedeeld begrip van hoe het werk werkelijk verloopt en waar verbetering mogelijk is.

Process Building

De uitkomst van de procesexploratie wordt vertaald naar een ProcessPro-blauwdruk via ProcessBuilder. Processen, autorisaties, workflows, beslissingsstructuren en documentsjablonen worden ingericht op basis van jouw specifieke eisen. Aanpasbaar wanneer je organisatie dat vraagt.

Procesoptimalisatie

Via Process Mining meten we hoe processen in de dagelijkse praktijk werkelijk verlopen. Objectieve data laat zien of uw proces wordt gevolgd zoals voorgeschreven en waar verbeteringen mogelijk zijn. Zo wordt DCM een continu proces van verbetering in plaats van een eenmalige implementatie.

ProcessPro als DCM-platform voor de publieke sector

CenterOne heeft de DCM-methodiek vertaald naar ProcessPro: een modulair, cloud-based platform dat speciaal is ingericht voor overheidsorganisaties. ProcessPro structureert het proces, automatiseert waar mogelijk en verbindt gegevens uit interne systemen, basisregistraties en externe bronnen, zodat de kenniswerker altijd de juiste beslissing kan nemen.

ProcessPro wordt ingezet voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, dijkschouw, incidentregistratie en meer. De aanpak is breed toepasbaar: van gemeenten die DSO-aanvragen verwerken tot waterschappen die dijkinspecties registreren in de buitendienst.

DCM in de praktijk

Dynamic Case Management is toepasbaar in elke sector waar kenniswerkers complexe taken uitvoeren. Dit zijn de meest voorkomende toepassingen bij CenterOne-klanten.

TOUCH

Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving

Vergunningverlening, Toezicht & HandhavingGemeenten verwerken aanvragen vanuit het DSO, begeleiden behandelaars door het VTH-proces en voeren toezicht en handhaving uit conform de Omgevingswet.

TOUCH

Dijkinspectie & waterbeheer

Dijkinspectie & waterbeheerWaterschappen registreren inspecties van dijken en waterwegen, plannen schouwrondes en bewaken de kwaliteit van waterinfrastructuur.

TOUCH

Incidentregistratie & crisisbeheersing

Incidentregistratie & crisisbeheersingVeiligheidsregio's registreren incidenten, werken de interventiematrix uit en coördineren samenwerking met gemeenten en hulpdiensten.

TOUCH

Orkestratie van onderhoudsactiviteiten

Orkestratie van onderhoudsactiviteitenSchiphol Airport stuurt alle onderhoudsactiviteiten op de luchthaven aan via ProcessPro. Van planning tot uitvoering en rapportage.

Dynamic case management

Complexe taken beheersbaar maken

Wanneer is Dynamic Case Management de juiste aanpak?

Wat DCM oplost voor de kenniswerker

Onze aanpak in drie stappen

ProcessPro als DCM-platform voor de publieke sector

DCM in de praktijk

Benieuwd of Dynamic Case Management past bij jouw organisatie?