Skip to content
software_implementatie

Implementatie VTH-software

Van procesontwerp tot go-live. CenterOne zorgt voor een soepele implementatie zonder verstoring van je bestaande processen.

Implementatie die past bij jouw organisatie

Een software-implementatie is meer dan een technische installatie. Het vraagt om een grondige voorbereiding, heldere communicatie en aandacht voor de mensen die straks dagelijks met het systeem werken. CenterOne begeleidt het volledige traject, van de eerste procesanalyse tot de go-live en de periode daarna.

Wij werken gefaseerd. Dat betekent dat je niet in één keer alles hoeft te implementeren. Je begint met de modules die je nu nodig hebt en breidt stapsgewijs uit naarmate je organisatie er klaar voor is. Zo blijven je bestaande processen intact tijdens de transitie en heeft je team tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze.

team_working_on_project

Hoe een implementatie bij CenterOne verloopt

 Elke implementatie volgt drie vaste fases. De doorlooptijd per fase verschilt per organisatie, maar de aanpak is altijd hetzelfde: eerst begrijpen, dan bouwen, dan optimaliseren.

1
Procesexploratie
 We beginnen met het in kaart brengen van uw huidige werkprocessen via Engage Modelling. Samen met uw medewerkers visualiseren we hoe het werk nu verloopt, waar knelpunten zitten en hoe de nieuwe inrichting eruit moet zien. Het resultaat is een gedragen procesontwerp dat als blauwdruk dient voor de implementatie. 
2
Bouwen en inrichten
Op basis van het procesontwerp richten we ProcessPro in via ProcessBuilder. Processen, autorisaties, workflows, documentsjablonen en koppelingen met externe systemen worden geconfigureerd. We testen uitvoerig voordat we live gaan, inclusief een testperiode waarbij uw eigen medewerkers de omgeving valideren. 
3
Go-live en optimalisatie
Na de go-live laten we u niet aan uw lot over. Via Process Mining meten we hoe de processen in de praktijk verlopen en sturen we bij waar nodig. We begeleiden uw medewerkers in de eerste weken en zorgen voor een zachte landing. 

Wat is inbegrepen in een implementatietraject?

Een implementatietraject bij CenterOne dekt meer dan alleen de technische installatie. Dit is wat je mag verwachten: 
  • Procesanalyse: Samen in kaart brengen van jouw huidige werkprocessen en de gewenste situatie
  • Configuratie: Inrichten van ProcessPro op basis van jouw processen en de Zaaktypecatalogus
  • Koppelingen: Realiseren van benodigde koppelingen met DMS, GIS, basisregistraties en het DSO
  • Testen: Uitvoerige testperiode met jouw eigen medewerkers voor de go-live
  • Training: Rolgerichte gebruikerstraining voor behandelaars, toezichthouders en beheerders
  • Go-live begeleiding: Ondersteuning in de eerste weken na de go-live
  • Nazorg: Evaluatie na drie maanden en bijsturing waar nodig

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

rolverdeling

 

Een succesvolle implementatie vraagt om duidelijke rolverdeling aan beide kanten. Aan de kant van CenterOne is er een projectleider die het traject aanstuurt, een functioneel consultant die de processen inricht en een technisch specialist die de koppelingen realiseert.

Aan jouw kant vragen we om een projectverantwoordelijke die beslissingen kan nemen, een of twee key-users die de processen kennen en de testfase begeleiden, en betrokkenheid van het management voor de change management kant van de implementatie.

Die duidelijkheid voorkomt misverstanden en zorgt dat het traject op schema blijft. We bespreken de rolverdeling in detail tijdens de kickoff.

bg-man-keyboard-519816976

Hoe ziet een implementatie bij jouw organisatie eruit?

Plan een vrijblijvend gesprek. We bespreken je situatie en maken een eerste inschatting van de aanpak, doorlooptijd en wat er nodig is aan jouw kant.